RÈGLEMENT INTÉRIEUR des AVENTURIALES

Édition 2022 - samedi 24 et le dimanche 25 septembre 2022.


Règlement mis à jour le 25/11/2021

 

Article 1 : ORGANISATION

 

Le salon Les Aventuriales est organisé par l’association Aventuriales.

 

Cette huitième édition se déroulera : Rue des anciens combattants, à MÉNÉTROL (63 200), dans la Salle polyvalente de la commune et sur le terrain attenant, le samedi 24 et le dimanche 25 septembre 2022.

 

 

Article 2 : BUT DE LA MANIFESTATION

 

Le salon Les Aventuriales s’attache à promouvoir les arts et littératures de l’Imaginaire : Science-fiction, Fantasy, Fantastique, Merveilleux

 

Dans ce but sont accueillis : auteurs, dessinateurs, illustrateurs, photographes, éditeurs, musiciens ou encore artisans créateurs.

 

Il comprend :

 

-          Exposition et vente de livres, peintures et autres objets d’art.

 -         Animations diverses (conférences, tables rondes, lectures publiques…)

 

 

Article 3 : CATÉGORIES D’EXPOSANTS

 

Le salon Les Aventuriales est ouvert aux professionnels et acteurs de l’imaginaire : auteur édité ou autoédité, peintre, photographe, sculpteur, potier, céramiste, artisan créateur, illustrateur, dessinateur et à toute autre activité liée à l’imaginaire.

 

  • Les éditeurs devront obligatoirement être à compte d’éditeur (pas de compte d’auteur, même déguisé ni participatif).

Les éditeurs sont invités à choisir le métrage de leur stand en tenant compte du paramètre suivant : un minimum d’un auteur/illustrateur par mètre linéaire de stand est exigé.

  •  Les auteurs qui veulent s’inscrire en indépendant peuvent être autoédités, édités ou mixtes.

6 places sont allouées pour les auteurs indépendants ! (d'où la sélection...)

Stand d’un mètre linéaire sur une table de deux mètres (soit deux auteurs par table).

Les auteurs indépendants qui veulent partager un stand plus grand peuvent s'inscrire sur le formulaire Maison d'édition.

  •  Les illustrateurs et dessinateurs qui veulent s’inscrire en indépendant peuvent être free-lance ou travailler avec des éditeurs.
  •  Les artisans peuvent nous contacter pour un stand extérieur. Les revendeurs ne sont pas acceptés. Pas de stand d'alimentation (food-truck) mais bonbons et gâteaux acceptés.

 

 

Article 4 : PRÉINSCRIPTION

 

Pour participer aux Aventuriales en qualité d’exposant, il est nécessaire de remplir un bulletin de préinscription en ligne via le site Internet : aventuriales.fr (Les  demandes effectuées par mail ne seront pas prises en compte.)

 

La soumission de ce bulletin implique de facto l’acceptation du présent Règlement intérieur.

 

 

Article 5 : CONDITIONS D’ADMISSION

 

Toute demande d’inscription est examinée par le comité organisateur. La date de clôture des préinscriptions est fixée au :

  • 30 avril 2022 pour les maisons d'édition,
  • 15 juillet* pour les auteurices et illustrateurices indépendants. *(L'association se réserve le droit de clôturer plus tôt si les listes sont déjà conséquentes. 80 en 2021 pour 6 places !)

 

Un message électronique vous sera envoyé pour confirmer votre admission à partir de l’adresse aventuriales.exposants@gmail.com (vérifiez vos spams et remplissez le formulaire avec le plus grand soin).

 

Sur avis favorable, l’admission sera définitivement acquise dès la réception d’un virement (de préférence) ou d’un chèque libellé à l’ordre de l’association Aventuriales, pour le montant indiqué sur l’avis d’acceptation.

 

 

Article 6 : CONDITIONS PARTICULIÈRES

 

En remplissant le formulaire d’inscription, les exposants acceptent ce règlement et s’engagent au respect des modalités de vente, du paiement de la participation, et du respect des modalités d’assurance et de responsabilité de chaque participant.

 

 

Article 7 : EMPLACEMENTS

 

La répartition des stands est assurée par les organisateurs.

 

Des barnums seront collés au bâtiment pour augmenter la surface d'exposition. L’accès* se fera par le(s) barnum(s). (* ou la sortie le deuxième jour.)

 

Un sens de circulation, mis en place depuis 2019, sera inversé le deuxième jour, afin que les visiteurs passent devant chaque stand. 

 

Un espace de repos sera mis en place pour les personnes désireuses de s'isoler durant la journée.

 

7.1 Les stands intérieurs :

 

Les stand seront situés dans les salles ou sous barnum collé à la salle.

  • Un stand est réservé au libraire et soumis à un règlement spécifique.
  • Certains stands situés dans la petite salle et le dégagement font l’objet de partenariats particuliers.
  • Cinq tailles de stands sont disponibles (voir Article 8 : Tarifs) avec des tarifs évolutifs en fonction de la taille.

Les emplacements seront composés de tables, de chaises et d’un chevalet avec le nom ou la raison sociale de l’exposant.

Des grilles d’exposition (en fonction de la disponibilité et de la situation sanitaire) ainsi qu’une alimentation électrique vous seront proposées après confirmation de votre inscription, sans majoration du prix.

  • Les Illustrateurs indépendants se verront attribuer une table d’un mètre quatre-vingts ainsi qu’au moins une grille et un espace pour exposer leurs œuvres. Les grilles seront disposées selon les recommandations sanitaires au moment du salon, soit contre les murs, soit derrière les stands.

 

7.2 À l’extérieur.

 

Le parc est destiné en priorité aux animations de nos partenaires.

Des emplacements sont disponibles pour :

  • Les maisons d'édition, les auteurs indépendants qui souhaitent exposer sans barnum (voir tarif : Article 8)
  • Les artisans qui le souhaitent peuvent louer un emplacement extérieur. Nous contacter.

 

Article 8 : TARIFS

 

Les tarifs du Salon Les Aventuriales comprennent l’inscription au programme et la gestion de la manifestation.

 

8.1 Stands intérieurs

 

La taille de la salle nous oblige à préférer les petits stands... qui ont donc de petits tarifs.

2 paliers de prix en fonction de la taille des stands.

 

8.1.1 Premier palier 30€ le m

  • Nanopuce (pour indépendant) = 30€

Description : 1m linéaire + 1 chaise.

Emplacement : grande, petite salle, barnum collé à la salle

  • Pixies = de 54€ à 60€
  • Pour illustrateurs : 54€

Description : 1 seule table + 1 chaise + Grille

Emplacement : petite salle

 

  • Pour ME : 60 €

Description : 1 seule table 2m + 2 chaises

                            En cas de nécessité, une table de 1,8 m pourra être proposée, le tarif sera de 54€ 

Emplacement : grande, petite salle, barnum collé à la salle

 

  • Wall-E = 90€

Description =  2 tables (1,8 + 1,2) + 3 chaises

Emplacement : grande salle, barnum collé à la salle

 

 

8.1.2  Deuxième palier 40€ le m

  • Minotaure : De 144€ à 168€...

Attention, en fonction des disponibilités et des emplacements, le nombre de tables et leur taille peut varier. Le tarif sera donc calculé au plus juste. Stand attribué sur plan en fonction des auteurs prévus. La taille et le tarif seront confirmés lors de la validation du stand.

 

Description = stand de 3.6 à 4.2 m + 4 chaises

Emplacement : grande salle, barnum collé à la salle

 

  • Cthulhu : 200€

Description = 3 tables (2 + 1.8 + 1.2) + 5 chaises

Emplacement : grande salle, barnum collé à la salle

 

rectangle rouge : 1.2m - rectangle vert : 1.8m - rectangle bleu : 2m

 

8.2 Stands Extérieurs :  Troll

  • Emplacement vide de 4X4m = 50 €
  • Emplacements (extérieur) plus grands : nous contacter.
  • Emplacement vide sous le(s) barnum(s) collé(s) à la salle pour ME : nous contacter.

 

Article 9 : MODALITÉS DE PAIEMENT

 

Le paiement est dû dès acceptation de l’inscription et il la valide.

 

N’envoyez pas de paiement avant confirmation de votre participation.

 

En cas de désistement après le 28 août 2022, aucun remboursement ne sera effectué.

 

 

Article 10 : HEURES D’OUVERTURE

 

Le salon est ouvert au public le samedi 24 septembre de 10 h à 19 h  et le dimanche 25 septembre de 10 h à 18 h.

 

Fermeture de la salle une demi-heure avant.

 

 

Article 11 : INSTALLATION ET DÉMONTAGE DES STANDS

 

L’installation des stands pourra s’effectuer dès le vendredi après-midi entre 15 h et 18 h et le samedi matin entre 8 h et 9 h 45 (dernier délai). La décoration des stands est conditionnée aux règles de sécurité (voir article 22).

 

Le démontage des stands ne pourra avoir lieu qu’à partir de 17 h le dimanche.

 

 

Article 12 : RESPONSABILITÉ

 

Chaque exposant est responsable de son stand, de son installation, et de son démontage, ainsi que du matériel mis à sa disposition. Il gère et assure la surveillance de ses stocks. Il veille à rendre accessible au public le contenu de son stand.

 

Chaque exposant organise à sa guise l’animation de son stand. Néanmoins, il doit informer au préalable les organisateurs de ses projets d’animation afin qu’ils figurent, en cas d’acceptation, dans le programme du salon. Les animations, quelles qu’elles soient, ne doivent en aucun cas porter préjudice aux autres exposants ni troubler le bon ordre de la manifestation.

 

Si les règles sanitaires sont toujours applicables lors de cette édition, les exposants s’engagent à ne pas publier de photographies de personnes non masquées sur les réseaux sociaux et faire respecter les règles à toutes les personnes présentes sur leur stand.

 

 

Article 13 : ASSURANCES  

 

Chaque exposant assure lui-même son stand et son contenu. En aucun cas, les organisateurs ne pourront être tenus pour responsables de la perte, la disparition, le vol ou les dégradations des marchandises appartenant aux exposants.

 

 

 

Article 14 : VENTES 

 

Chaque exposant organise la vente de ses produits et en encaisse le montant.

 

Les exposants ne pourront présenter et vendre sur leur emplacement que leur propre production, exception faite aux libraires présents. Ils apparaissent sous désignation exclusive de leur propre nom ou pseudonyme reconnu, marque ou raison sociale.

 

 

Article 15 : ANNULATION

 

Dans le cas d’une annulation par les autorités, le salon s’engage à rembourser les sommes versées pour la location des stands, sauf si l’annulation se produit la veille ou durant le salon.

 

 

Si l’annulation du salon est provoquée par le non-respect par un exposant des règles prescrites, les Aventuriales ne sauraient en être tenues responsables et se réservent le droit de se retourner contre l’exposant en question pour toute conséquence qui résulterait de cette annulation.

 

 

Article 16 : HÉBERGEMENT ET RESTAURATION

 

Toutes les informations concernant nos partenaires (hôtel et restaurant) figurent sur le site aventuriales.fr 

 

Les Aventuriales ne gèrent pas l’hébergement des exposants ni de leurs auteurs.

 

Si les conditions sanitaires le permettent, un buffet/buvette géré par des bénévoles sera à la disposition des auteurs, exposants et public dans le hall d’entrée de la salle polyvalente.

 

Dans le cas contraire ou en cas d’incertitude, une solution de restauration à emporter avec pré-réservation sera mise en place.

 

Les boissons chaudes sont gratuites pour les exposants.

 

 

Article 17 : TRANSFERTS

 

Si les conditions sanitaires le permettent, pour les auteurs et éditeurs non motorisés, nous pouvons organiser des transferts entre la gare de Riom Châtel-Guyon, notre hôtel partenaire et ceux de la même zone, le salon et, éventuellement, l’aéroport d’Aulnat. Ces trajets seront réalisés par nos membres et bénévoles, avec leurs véhicules personnels. Les horaires seront optimisés.

 

 

Pour en bénéficier :

 

· Pour l’arrivée, s’inscrire auprès des organisateurs par mail.

 

· Pour le départ, inscription sur place à la buvette des exposants (dans le hall).

 

 

Article 18 : PUBLICITÉ

 

Les exposants autorisent les organisateurs à utiliser nom, raison sociale, photographies, images ou publications à des fins publicitaires se rapportant uniquement au salon Les Aventuriales et sur tous supports, sans que cette utilisation puisse ouvrir droit à rémunération.

 

Les exposants sont informés que ces données figureront sur le site Internet du salon et sur sa page Facebook.

 

Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables de l’utilisation abusive de ces données par des tiers.

 

 

Article 19 : FICHES AUTEURS ET ILLUSTRATEURS

 

Chaque auteur et illustrateur présent sera présenté sur le site des Aventuriales, avec un lien vers le site de la Maison d'éditions qui l'accueille le temps du salon, ou les sites personnels pour les auteurs et illustrateurs indépendants. Ces liens sont à fournir par les exposants. En cas d'absence, les Aventuriales ne rechercheront pas les informations.

 

Article 20 : COMMUNICATION ENTRE LES AVENTURIALES ET LES EXPOSANTS

 

Durant l’année, si votre candidature est retenue, plusieurs courriels vous seront envoyés, concernant l’organisation du salon 2022. Vous vous engagez à les transmettre aux personnes concernées, auteurs, représentant du stand, afin qu’ils en prennent connaissance. Nous demandons confirmation de lecture de nos courriers et nous considérons, dès qu’ils ont été envoyés, qu’ils ont été lus et compris.

 

 

Article 21 : RÈGLEMENT INTÉRIEUR

 

Les demandeurs ont connaissance du présent règlement et l’acceptent sans réserve ainsi que les compléments éventuels établis par l’association organisatrice en remplissant le formulaire d’inscription. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles qui pourraient être imposées par les circonstances et que l’association se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux participants.

 

 

Article 22 : RÈGLES DE SÉCURITÉ

 

Les exposants sont tenus de laisser libres d’accès les issues de secours ainsi que l’accès au défibrillateur situé dans la « petite salle ».

 

Les animaux, à l'exception des chiens guide d'aveugle et des chiens d'assistance, ne sont pas acceptés à l’intérieur de la salle et doivent être tenus en laisse à l’extérieur.

 

En cas de crise sanitaire, de nouvelles règles viendront peut-être s’ajouter et seront précisées par message électronique.

 

Article 23 : FEUILLE DE ROUTE

 

Ce règlement fait office de feuille de route.

 

Toutefois, en cas de crise sanitaire et de changements majeurs dans l’organisation, une feuille de route sera expédiée peu avant le salon avec les modalités particulières à mettre en place, respecter et faire respecter. Elle remplacera en partie ou intégralement ce règlement.

 

Article 24 : CHARTE des AVENTURIALES

 

L’équipe des Aventuriales s’est toujours efforcée d’organiser un salon festif et convivial dans une ambiance saine et agréable. Nous tenons à ce qu'une visite de notre festival soit synonyme de bonne humeur, de sécurité, et pas seulement sanitaire. Toute personne doit pouvoir circuler, discuter, se cosplayer l'esprit serein, échanger avec n’importe qui tout en se sentant respecté.

 

Parce qu'un salon est aussi une occasion de discuter de projets d'édition, les gens qui sont là pour travailler doivent pouvoir le faire en paix, dans une ambiance certes sympathique mais saine et respectueuse.

 

Nos bénévoles prennent de leur temps et consacrent beaucoup d’ardeur à nous aider dans la mise en œuvre du salon. Une de leur tâche consiste en la transmission et le rappel des consignes, tâche qui doit pouvoir être réalisée dans le respect et sans avoir à subir de réactions de mauvaise humeur.

 

Les membres de l'association sont sensibilisés à ces questions et prendront toute mesure requise dès lors que des incidents leur seraient rapportés. Pour être précis, tout comportement inapproprié durant le salon sera sanctionné par une exclusion immédiate.

 

 

Les Aventuriales

 

novembre 2021